Back to top

Wilkommen, benveue, welcome

Publicat per Octavi Planells el 20-06-2018

La plantilla de BaseTIS creix d'acord amb el nostre model basat en la referència i en la incorporació de persones en pràctiques a través de convenis amb universitats i centres educatius. Però què passa un cop algú s'incorpora al nostre equip? Com viu els seus primers dies dins de l'empresa?
 

L’avís d’Admin

El procés per gestionar la benvinguda d'una persona nova es posa en marxa tan aviat com Administració avisa d'una nova incorporació. Aquest avís el reben diversos equips i persones implicades amb la seva acollida on hi figuren, entre d'altres, representants del projecte on treballarà, responsables d'oficines que li assignen el seu lloc de treball, Help Desk que li habilita un ordinador i altres recursos informàtics i ofimàtics, i l'àrea de Welcome.

A grans trets, des de Welcome vetllem perquè en el dia de la seva incorporació a aquesta persona no li falti res per poder començar a treballar amb la major comoditat possible. Això ho fem a través de la figura del welcomer, la persona encarregada d'acompanyar al nou basetià o a la nova basetiana al llarg del seu procés d'incorporació i adaptació. Per altra banda, l'àrea també s'encarrega de rebre feedback de la nova persona per tal de millorar el procediment i alhora estendre les millores a altres àrees i equips de BaseTIS.
 

Tothom pot ser welcomer

El rol de welcomer no correspon a ningú en particular; a qualsevol persona de l'empresa li pot tocar ser-ho. Aquesta tasca s'assigna a algú del grup de treball de la persona nova. Però per a què el welcomer no vagi perdut i sàpiga què ha de fer, des de Welcome se li envia un email on es descriuen una sèrie de tasques, d'entre les quals, la principal és posar-se en contacte amb el nouvingut per quedar de cara al seu primer dia i on també se li donen recomanacions per afavorir la ràpida integració d'aquesta persona a BaseTIS.
 

El primer dia

I arriba el moment d'incorporar-se a BaseTIS. La nova persona és atesa per qui li faci de welcomer, que li dona un tour per l'oficina, li explica com funciona l'empresa, com ens organitzem, li presenta els seus companys d'equip i d'altres projectes, comprova que té assignat un lloc de treball i que no li falta cap material, li explica qui és el seu facilitador i en què l'ajudarà, li fa una foto per al seu perfil d'ERP, li mostra les eines corporatives... 

En paral·lel, Welcome li envia un missatge de benvinguda al nou company a la seva adreça de correu de l'empresa. En aquest email també se li explica coses que pot fer en els seus primers dies per anar-se familiaritzant amb BaseTIS.

Un dels recursos que se li comparteixen és la Welcome Guide que ha elaborat l'àrea junt amb l'equip de Disseny, on es dona la informació bàsica per treballar comodament amb nosaltres: com funcionen les oficines, el nostre sistema de bonus i de retribució flexible, com utilitzar les eines corporatives com l'ERP, la BaseTIS App o aquest mateix blog, amb quins equips interns de suport comptem i altra informació pràctica.
 


Seguiment i feedback

Welcomers, facilitadors, companys i companyes d'equip i d'oficina ajuden al nou basetià o a la nova basetiana en tot allò que pugui necessitar. Però de tota manera, a l'àrea de Welcome i a tot BaseTIS ens interessa conèixer de primera mà com ha viscut els seus primers dies a l'empresa, què ha valorat més i què ha trobat a faltar, i com podem millorar en tot aquest procés. Per rebre el seu feedback hem automatitzat l'enviament de dues enquestes de valoració a través de la nostra ERP. La primera enquesta s'envia a les dues setmanes de la seva arribada i la segona, als dos mesos.

Aquestes enquestes recullen informació que ens permet a l'àrea de Welcome millorar en la nostra funció i atendre les necessitats particulars de les persones noves, però també inclou preguntes que afecten altres àrees i equips de l'empresa i que els compartim perquè també prenguin mesures de millora. Les enquestes, a més, ens han permès quantificar el grau d'integració de les noves incorporacions a través d'un parell d'indicadors que resumeixen de manera global la tasca que coordina Welcome però que implica pràcticament a tothom de BaseTIS.

Les persones noves que han respost les enquestes durant els darrers dotze mesos, han valorat en una escala de l'1 al 5 la seva integració. Els valors promig són de 4,39 en la integració al seu equip de treball i de 3,39 en el conjunt de BaseTIS. Des de Welcome seguirem treballant per aconseguir que aquestes xifres s'apropin a 5!!
 

Algunes impressions

Quatre persones que es van incorporar el passat 4 de juny ens comparteixen la seva impressió del seu primer dia.

Molt propers i sense pressions, el welcomer i la resta de l'equip em van donar els materials i despres d'explicar-me una mica quines serien les meves tasques, em van dur a fer una volta per l'oficina, presentant-me la resta de treballadors. Una primera bona impressió sempre s'agraeix." Óscar
Aunque la oficina de La Pedrera sea en un edificio imponente y fascinante, la tensión se diluyó rápidamente. Desapareció gracias a la cálida acogida de los que todavía no conocía pero ya identificaba como basetianos. Me sorprendió ver que ya tenían mi espacio de trabajo listo, un portátil y multitud de material para la oficina. Los compañeros resolvieron mis dudas y me han ofrecido su ayuda en todo momento desde que llegué. En tan solo un día ya me sentía una basetiana más." Jessica
Cuando llegué, recibí una cálida bienvenida, con un tour por toda la ofi, visitando las diferentes cocinas, comedores, salas de trabajo y la máquina recreativa (sí, máquina recreativa y todo...). Una vez acabado el tour, me enseñaron mi sitio y me asignaron un portátil ya preparado para empezar mi welcome pack, que incluye toda la información de la empresa, así como unos cursos y ejercicios para dominar la tecnología a la que te han asignado." Isaac
El meu primer dia va ser a l'oficina de Sant Cugat. Quan la meva welcomer em va mostrar l'oficina i em va presentar les companyes i companys, de seguida em vaig adonar del bon ambient que hi ha. Un email de benvinguda a l'empresa em compartia una guia sobre la seva organització i funcionament (genial!). A més del material de treball, em van entregar una ampolla de vidre per evitar l'ús de plàstic." Anna

 

+1
4


0 Comentaris

Encara no hi ha comentaris, però pots afegir el teu!