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La importancia de analizar y documentar

Publicado por Xavier Valls el 24-02-2017

La importancia de analizar y documentar contada por Xavier Valls de BaseTIS

Antes de empezar

Sé que este artículo es un poco superficial; simplemente pretendo compartir mi punto de vista basado en la experiencia de varios años en este mundillo. Incluso habrá quien lo considere anticuado por entenderlo como programación en cascada o simplemente quien no comparta algunas afirmaciones. Me encantaría poder recibir vuestros comentarios al respecto y aprender de vosotros.
 

¿Empezamos a trabajar ya?

Al iniciar un proyecto, a veces se deja de dedicar esfuerzo en detectar los puntos clave, documentar por escrito e intentar aportar más valor de lo que solicita el cliente y tener visión para anticipar futuros problemas y/o requerimientos. Este ejercicio, aunque puede demorar un poco el inicio de la programación tiene beneficios a corto y medio plazo.
 

¿Qué me estás pidiendo?

Es conocido que el cliente no suele pedir lo que necesita, pide lo que "cree" que necesita, habitualmente condicionado a las soluciones ya implementadas, centrándose únicamente en los defectos y limitaciones de estas, sin hacer el ejercicio de poner la mente en blanco, desaprender lo aprendido, pensar únicamente en su negocio y lo que realmente necesita.


Al psiquiatra vas

Es por ello que la realización del análisis por parte de un externo (el analista), permite aportes frescos, nuevas ideas, algo así como ir al psiquiatra, que es un perfecto desconocido pero te ayuda a ver las cosas desde otra perspectiva y aporta valor a las ideas preconcebidas.

También es cierto que a veces el cliente es reticente a nuevas ideas, aquello que se llama "miedo al cambio". Aquí se debe jugar la carta opuesta a "si funciona no lo toques" porque el cliente es consciente de que "no funciona" y por eso es necesario darle la vuelta a la tortilla.
 

Visión, visión, visión

Entender las necesidades (requerimientos) y encontrar respuestas siempre lo asocio al juego del ajedrez. Como analistas debemos ser capaces de anticipar a:

  • Corto plazo: lo que nos piden, la jugada inmediata, me como el caballo y punto

  • Medio plazo: lo que el cliente sabe que pedirá, anticipar un par de jugadas para comerle la reina

  • Largo plazo: lo que ni el cliente sabe pero que algún día llegará, jaque mate.
     

Nota: el adversario no es el cliente, es llegar a la mejor solución para todos.

Con todo ello, debemos ser capaces de diseñar los sistemas, componentes, procesos, bases de datos y todo aquello que cubra el corto plazo, pero preparado para el medio y el largo que hemos identificado. El esfuerzo no debería ser mayor, solo es anticiparse y dejarlo todo preparado a futuro.
 

"Especificación" no es sinónimo de "rigidez"

Analizar, definir, documentar no tiene porque ser una foto estática, es más, puede convertirse en la herramienta para posteriores cambios pues ayuda a conocer las consecuencias, esfuerzos, riesgos de los cambios.
 

Las ventajas de documentar formalmente

A veces comparo la elaboración de software con la construcción de un edificio, nadie entendería empezar a construir sin planos, los cimientos preparados para soportar cuantos pisos... ¿Debe haber parquing? ¿De cuántas plazas? ¿Aire acondicionado? Si no se tiene claro desde el primer dia, a medio trabajo estaremos rehaciendo todo, una montaña de chapuzas, material desperdiciado, horas desperdiciadas, desprestigio, desmoralización y no hablemos del cliente.

En la elaboración de software podemos aplicar la misma premisa, realizar un diseño previo, completo y detallado de los componentes y sus iteraciones aporta:

  • Facilita la valoración de tiempo y costes

  • Evita riesgos (¡¡¡sustos!!!) al anticipar soluciones antes que aparezcan

  • Mejora la comunicación entre el equipo y con el cliente

  • Evita malentendidos "tú me dijiste", "yo entendí" (¿os suena?)

  • Ayuda a distribuir las tareas

  • Facilita la creación de iteraciones

  • Evita errores y duplicidades

  • Facilita la gestión de cambios.
     

La lista es muy larga, os dejo que la completéis.
 

Conclusión... personal

Dependiendo del tipo de proyecto y el equipo involucrado, cada hora dedicada al análisis y especificación puede tener un ahorro de decenas de horas de trabajo y desmoralización.
 

Foto de cabecera: Markus Spiske / Unsplash
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5 Comentarios

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Rubén Fernández

Aunque coincido en muchos de los beneficios que documentas, mi visión general está muy, muy alejada, tanto... que me guardo la carta de escribir un "contra-artículo" ;-)

Por otro lado, lo has argumentado de una manera como pocos me han hecho pensar en los beneficios de métodos "más tradicionales".

Gracias!!

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Xavier Valls

Ruben, gracias por leerlo, y por tus opiniones. Espero impaciente tu contraarticulo, crear debate sano será interesante.

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Adrián Chamorro

¡Muy buen artículo!

Mi experiencia laboral a cubierto muchos más años de documentación que de metodologías ágiles. Pero he vivido ambos mundos.

El sistema "tradicional" tiene sus ventajas. La más importante, desde mi punto de vista, es la de indagar, profundizar y sintetizar la idea. Lamentablemente, la documentación se suele respetar poco, sobretodo por parte del cliente.

Si tuviera que elegir, te diría que depende del proyecto y del cliente.

Me encanta la analogía con al arquitectura de edificios, siempre me lo imaginé así.

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Xavier Valls

Me gusta que te haya gustado, realmente debemos ser capaces de adaptarnos a cada situación, la gracia de este mundillo es que no hay respuestas universales.

Gracias por leerlo y por comentarlo.

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Sonia Gago

Yo doy mi experiencia desde agencia de publicidad/marketing: ¡POR UN BRIEFING DIGNO! xD

Es posible que el cliente no sepa lo que quiere, pero hay que conocerle y cerrar requerimientos en la fase de definición. Explicarle cada aspecto de información que se le solicita y por qué se le solicita. Me he encontrado mil briefings con simplemente un "quiero algo fresco y diferente", o que cuando le pides los objetivos de hacer una campaña sobre un curso online de Photoshop, éste sea "trabajar con capas"...

¡Gracias por las reflexiones!

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